Sección Jurídica PROGRAMA DE COMPLIANCE PARA TU EMPRESA

 
Experos en prevención en el transporte
Experos en prevención en el transporte

PROGRAMA DE COMPLIANCE PARA TU EMPRESA     
Objetivo de un programa de compliance es desarrollar una cultura corporativa de cumplimiento y un modelo de gestión, basados en un compromiso ético de la organización con el cumplimiento de las normas legales y de sus propios compromisos voluntariamente asumidos (requirements & commitments),que se traducen en que de forma efectiva las personas de la organización conocen y observan de forma generalizada las políticas y procedimientos del programa.

Supone para la organización trabajar proactivamente por prevenir, anticipar y gestionar los riesgos de incumplimiento asociados a los procesos de negocio. Se basa en una dinámica de permanente monitorización de la organización, las personas, los procesos y las relaciones con terceros. Supone enfocarse en una dinámica de mejora continua y de reducción de los riesgos, este proceso introduce un poderoso elemento transformador de la organización.

¿Por qué lo necesita su negocio?
El entorno legislativo de la empresa es cada vez más difícil y complejo. Somos conscientes de que ningún negocio nace con a la voluntad de delinquir, por los riesgos a los que éstos se enfrentan son difíciles de abarcar: resulta muy complicado controlar la actividad de cada miembro del negocio, y mucho menos de los terceros relacionados, como clientes, proveedores, colaboradores, agentes, etc. Además, el riesgo de que se incumpla la normativa que afecta a una empresa muy elevado, bien porque se desconoce la existencia de la norma, bien porque se ha interpretado erróneamente, bien porque no existe un procedimiento robusto en la empresa que garantice que se toman a tiempo las medidas necesarias para su cumplimiento de la normativa.

Un protocolo de actuación se ha convertido en una herramienta imprescindible, ya que la ley exige a cualquier negocio contar con un plan de coporate compliance. Se trata, a día de hoy, de una obligación tan básica como contar con un asesor fiscal o laboral, o como la obligación de presentar las cuentas anuales de nuestra empresa, Las pymes son, en este sentido, la más vulnerables. Mientras que las grandes empresas, como multinacionales, entidades bancarias, o aseguradoras, ya cumplen con la exigencia de contar con este tipo de pan, las pequeñas y las medianas empresas aún no conocen esta obligación, quedando así expuestas a un elevado nivel de riesgo.
 
 
¿Qué beneficios tiene un programa de compliance para tu empresa?
Dejando al margen la necesidad impuesta por la legislación de numerosos países de que las empresas cuenten con Programas de Compliance, es innegable que también tienen beneficios intrínsecos que van más allá del mero cumplimiento legal. Entre otros, los efectos beneficiosos que tienen los programas de compliance en una organización: ¿Qué beneficios tiene un programa de compliance para tu empresa? 

1) Ayudan a prevenir la comisión de delitos y conductas delictiva en la empresa
 
2) Constituyen una prueba a aportar en un eventual procedimiento judicial penal para que la empresa y sus representante/s legal/ es o administrador/res de hecho o de derecho puedan estar exentos de responsabilidad penal, o eventualmente para que sirva como una        atenuante de la pena.
 
 3) Aumentan la posibilidad de evitar la responsabilidad civil subsidiaria
 
4) Promueven las practicas lícitas, transparentes y éticas en la empresa, favoreciendo la imagen externa de la entidad.
 
5) Contribuyen a prevenir los graves riesgos reputacionales que implican los procedimientos y las sanciones penales.

6) Ayudan a mejorar la gestión de la empresa y por lo tanto los resultados empresariales.
 
7) Contribuyen a mejorar la confianza con los clientes y del mercado en general, lo que redunda en un aumento del valor de la marca y en la retención y captación de clientes.
 
8) Son necesarios para poder operar en España con empresas de la unión europea o de Estados Unidos y en mercados internacionales.
 
9) Aportan ventajas competitivas en procesos de contratación con grandes corporaciones o administraciones públicas, frente a otros competidores que carezcan de sistemas de control o que los tengan menos desarrollados.
 
10) Son necesarios para poder obtener ayudas y financiación de diversos organismos internacionales.
 

¿A qué se enfrenta si su negocio no cuenta con un plan de compliance?


- A sufrir sanciones penales, por delitos de TRÁFICO ILEGAL, SALUD PÚBLICA y CORRUPCIÓN DE FUNCIONARIOS EXTRANJEROS pudiendo llegar hasta la pérdida de la licencia o el cierre de las actividades de la empresa. 

- A ser condenada a pagar multas por infracciones penales, además de las administrativas.

- Soportar pérdidas financieras por tener que hacer frente a compensaciones millonarias a clientes para indemnizarles por malas prácticas comerciales, con la consecuente fuga de clientes que ser traduce también en importantes pérdidas económicas. 

- A un empeoramiento de la reputación de la empresa y pérdida de valor de la marca por la difusión pública que habitualmente conllevan los escándalos económicos, con la publicación por parte de los medios de comunicación de noticias negativas.
 

¿Qué contiene nuestro plan de corporate compliance y cómo le ayudamos

 

1. Análisis de riesgos penales. Le ayudaremos a identificar y valorar los riegos en función del sector y otras particularidades (tamaño de la empresa, mercados en que opera, número de empleados, antecedentes, etc.) Evaluaremos los delitos que podrían cometerse en        su empresa y la probabilidad de qué estos sucedan.
 
2. Medidas de recreación. Le ayudaremos a diseñar e implementar protocolos de actuación y recreación frente a posibles ilícitos penales o incumplimientos normativos, así como códigos de conducta, manuales de cumplimiento, reglamentos disciplinarios, etc. 

3. Asistencia y elaboración de políticas y procedimientos internos. Le ayudaremos a elaborar e implementar protocolos de control en el área administrativa, financiera, comercial, laboral, protección de datos, blanqueo de capitales, etc.
 
4. Formaciones y cursos para conocer:
 
  • El marco legal y recomendaciones para estar protegidos.
  • Infracciones tipificadas por el Reglamento (UE) 2016/403 de la Comisión, de 18 marzo de 2016.
  • Pérdida de la honorabilidad de la empresa titular de autorizaciones y/o gestor del transporte.
  • IRI (índice de reiteración infractora)
  • Inscripción de resoluciones de pérdida de honorabilidad en el Registro Público de Empresas y actividades de transporte
  • Procedimiento de declaración de pérdida de honorabilidad

5. Creación de un Código ético. Éste servirá para plasmar la identidad y valores de la empresa, de forma que todos los trabajadores estén informados sobre sus obligaciones y deberes en su marco laboral. 

6. Desarrollo de protocolos de denuncia e investigación internos.
 
7. Diseño e implementación del canal de denuncias.
 
8. Diseño y ejecución de investigaciones internas.
 
9. Diseño e implementación de auditorías de cumplimiento.
 
10. Diseño de estrategia y representación en los tribunales penales, administrativos y civiles.
 
11. Auditoría y seguimiento. En Kernel Legal le ofrecemos un servicio de actualización constante de su programa de compliance, evaluando además los resultados alcanzados e identificando posibles disfunciones que deberían corregirse.



¿Cómo elaborar un plan de corportate compliance para su empresa?
Elaborar un cumplimiento normativo para su empresa no es tarea fácil, aunque sí imprescindible. Resulta básico que su plan sea integral, es decir, que recoja la totalidad de los riesgos penales que existen en su negocio y que cuente con una respuesta útil para evitar su comisión.
 
Estos son los elementos que debe tener en cuenta su plan:
 
Liderazgo por parte de la Dirección: Para que un programa de corporate compliance funcione adecuadamente, es importante que la propia Dirección transmita a través de distintas herramientas de comunicación el compromiso de la empresa con una serie de valores y formas de actuación, mostrando además cuáles son los protocolos de denuncia para que las alertas asciendan con facilidad. 

Supervisión y planificación: Los empleados deben contar con herramientas de denuncia y resulta positivo que exista personal encargado de supervisar la legalidad de la actividad empresarial. La existencia de normas internas de control de riesgos es un pilar básico, y éstas deben tener en cuenta su perfil de clientes, las características del mercado en el que opera, la subcontratación de terceros… 

Código de conducta: La empresa debe contar con un código conducta que sirva como manual para los empleados y que tenga en cuenta no solo los riesgos penales, sino también el trasfondo ético que envuelve a la empresa. Es una buena herramienta para transmitir valores y diseñar protocolos de actuación adaptados al día a día. 

Controles internos: La empresa no debe pasar por alto la necesidad de llevar a cabo controles internos que sirvan para garantizar el cumplimiento de estos protocolos y para evitar conductas indeseadas.

Formación: Para que un programa de corporate compliance sea un éxito, es necesario que exista una adecuada formación de los empleados, que debe se constante. Los actos de comunicación interna de la empresa deben tener siempre como referente el cumplimiento normativo y la ética empresarial 

Revisión permanente: Un plan de corporate compliance es algo vivo y cambiante. Cada nueva modificación legal supone un nuevo riesgo empresarial, por lo que es importante mantener su plan permanentemente actualizado. De lo contrario, no servirá como eximente ante los tribunales. No basta con tener un manual de cumplimiento normativo: hay que implementarlo, interiorizarlo y convertirlo en parte de día a día social.

      



 
 
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